c0f0d5d4

Методы автоматизации учреждений



Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные
организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,
обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.
Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
  • ввод информации в систему,
  • хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
  • коллективного работа с документами,
  • вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего
сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого
поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых
слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).
Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ
"переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы,
которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления
полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые
вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных
носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и
ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного
поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами
имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система
каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.


Начало  Назад  Вперед